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東勝物流信息管理系統(tǒng)使用小技巧

青島港場站及港口數(shù)據(jù)查詢引入功能

1. 海運(yùn)出口引入場站數(shù)據(jù)功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以和青島口岸27家場站對接，在系統(tǒng)中可以查詢提箱、還箱數(shù)據(jù)，并可將裝箱明細(xì)、船名航次等信息引入東勝物流信息管理系統(tǒng)中，減少工作量，降低出錯率。

2. 海運(yùn)進(jìn)口引入港口數(shù)據(jù)功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接引入進(jìn)口貨物的裝箱明細(xì)，用戶無需打開青島港物流信息網(wǎng)查詢，可以更高效的為用戶提供準(zhǔn)確的貨物裝箱信息，減少工作量，降低出錯率。

運(yùn)蹤查詢功能

東勝軟件新增運(yùn)蹤查詢功能，使用東勝系統(tǒng)操作只需要在系統(tǒng)中正常錄入業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會將操作訂閱的數(shù)據(jù)，自動更新狀態(tài)顯示在列表里面，客戶無需再登錄相關(guān)網(wǎng)站分別查詢貨物動態(tài)。系統(tǒng)不僅會及時更新動態(tài)，也會有預(yù)警提示狀態(tài)，數(shù)據(jù)也可以同步到每票貨的狀態(tài)管理里面，如果公開狀態(tài)的話，就可以將貨物動態(tài)同步到微信公眾號及小程序中。運(yùn)蹤查詢也支持訂閱管理，可以選擇訂閱到微信或郵件中，訂閱后客戶會收到微信提醒或者接收到動態(tài)提醒郵件。東勝系統(tǒng)提供多方面的運(yùn)蹤查詢。

如何使用東勝系統(tǒng)提高操作工作效率

東勝物流信息管理系統(tǒng)打破傳統(tǒng)的“手工”信息錄入方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^先進(jìn)的信息化處理手段及時快捷錄入、匯總和共享信息，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。如何使用東勝系統(tǒng)提高工作效率，讓操作的日常更為便捷呢，下面給大家介紹一下東勝物流信息管理系統(tǒng)中的使用技巧。

1. 標(biāo)準(zhǔn)托書和提單確認(rèn)導(dǎo)入

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)托書格式和標(biāo)準(zhǔn)提單確認(rèn)格式，用戶只需要把固定的Exl托書格式和提單確認(rèn)模板發(fā)給客戶。等客戶回傳過來直接導(dǎo)入系統(tǒng)，可以減少操作的工作量，減少出錯率，提高工作效率。

2. 非標(biāo)準(zhǔn)格式的托書和提單確認(rèn)導(dǎo)入

綜上所述標(biāo)準(zhǔn)的托書格式跟提單確認(rèn)格式可通過東勝系統(tǒng)直接導(dǎo)入，無需手動錄入，而非標(biāo)準(zhǔn)格式的托書和提單確認(rèn)也可通過東勝系統(tǒng)中的OCR文檔識別功能導(dǎo)入到系統(tǒng)中。

3. OCR文檔識別功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可利用OCR識別技術(shù)將Word，Excel，PDF中的文字內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換到東勝系統(tǒng)中，可以減少操作的工作量，減少出錯率，提高工作效率，并且識別率可以達(dá)到真正的100%。

如何使用東勝系統(tǒng)提高財(cái)務(wù)工作效率

東勝物流信息管理系統(tǒng)打破傳統(tǒng)的“手動”對賬模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^技術(shù)手段將月結(jié)賬單自動發(fā)送給客戶，供應(yīng)商對賬單可以一鍵引入系統(tǒng)并自動校驗(yàn)金額和主提單號，出對賬結(jié)果，提高對賬人員的工作效率，減少對賬誤差。下面給大家介紹自動對賬的功能。

1. 自動月結(jié)對賬功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接在系統(tǒng)中給月結(jié)客戶批量發(fā)送對賬單，客戶核對沒有問題后，直接在對賬界面申請開票?？梢詼p少用戶的工作量，減少出錯率，提高工作效率。

2. 應(yīng)付自動對賬功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)供應(yīng)商自動對賬功能可以實(shí)現(xiàn)和供應(yīng)商賬單的自動比對。適用于船公司、訂艙代理、車隊(duì)、報(bào)關(guān)行、場站等所發(fā)送的月結(jié)賬單的自動比對。比對的算法是按照提單號對應(yīng)，比對總金額，如果總金額正確，系統(tǒng)打?qū)达@示自動對賬成功。同時對金額不匹配、單方有數(shù)據(jù)、已對賬、已結(jié)算等異常數(shù)據(jù)進(jìn)行提醒?？梢源蠓鶞p少財(cái)務(wù)人員對賬時間，提高工作效率，減少對賬誤差。

OCR識別功能

東勝軟件可利用OCR技術(shù)將圖片、文檔中的文字內(nèi)容，直接轉(zhuǎn)換到東勝系統(tǒng)中。針對傳統(tǒng)OCR識別技術(shù)需要預(yù)設(shè)模板，識別率不高的問題，新型OCR識別技術(shù)：
1.無需預(yù)設(shè)識模板。
2.所有可復(fù)制文檔都可進(jìn)行識別(Word，Excel，PDF)。
3.適用的工作場景更廣更靈活。
4.文檔識別率真正達(dá)到100%。
此功能錄入一票40秒左右，文件復(fù)制粘貼一般一分半以上，一票能節(jié)省近1分鐘。而且文件自動存檔在電子檔案，方便快捷，從此告別傳統(tǒng)耗時的手動錄入。

貨紙自動發(fā)送功能

此前我們在船公司訂艙后，需將下貨紙從系統(tǒng)中導(dǎo)出相應(yīng)的格式下載保存，再通過郵件的形式發(fā)送給場站，場站接受到郵件后再錄入系統(tǒng)中。通過東勝系統(tǒng)場站下貨紙接口功能我們可以將下貨紙信息一鍵發(fā)送到場站，從此下貨紙發(fā)送不再需要手動操作。下面我們以捷豐場站為例，為大家演示一下，更多場站接口詳情請關(guān)注公眾號。

TIPS:
省事省力省人工直連場站下貨紙通道。
可編寫中文備注。
可指定場站聯(lián)系人。

OCR識別功能

正本提單從船公司簽回來之后，一般使用帶掃描功能的設(shè)備如掃描儀、高拍儀，一體機(jī)把正本提單掃描留底。掃描完成的提單一般會用時間命名掃描文件，此時可以借助我們程序的OCR識別功能，對掃描文件內(nèi)容提單號位置進(jìn)行定位，識別完成后，程序會用提單號重新命名掃描文件并且把識別完的提單掃描件放置在一個固定的文件夾內(nèi)。程序通過識別出的提單號匹配系統(tǒng)中的提單號，并自動上傳提單掃描件到該業(yè)務(wù)中存檔，同時系統(tǒng)自動把提單簽發(fā)狀態(tài)改成提單簽入狀態(tài)，證明此票正本提單已簽回。

利用船公司訂艙回執(zhí)快速建立業(yè)務(wù)。

在船公司網(wǎng)站上訂艙結(jié)束收到CONFIRM郵件后，可使用回執(zhí)中的BC附件，在系統(tǒng)中快速創(chuàng)建業(yè)務(wù)，適用于所有直接在船公司網(wǎng)站上訂艙的業(yè)務(wù)。

一鍵發(fā)送郵件

此前給客戶發(fā)送業(yè)務(wù)相關(guān)郵件需要在系統(tǒng)中找到指定的格式生成PDF，并將名稱命名為該提單號，再打開郵箱創(chuàng)建一封新的郵件添加此附件，把主題錄入此提單號從而發(fā)送郵件，此操作過程比較繁瑣。東勝一鍵發(fā)送郵件功能可將東勝系統(tǒng)內(nèi)所有可以預(yù)覽的格式一鍵發(fā)送郵件，系統(tǒng)會自動調(diào)用電腦中安裝的郵箱工具軟件如FOXMAIL等并自動創(chuàng)建一封新郵件，將指定的格式作為附件添加其中，用戶只需要在系統(tǒng)中簡單操作就可以方便的發(fā)送郵件。

鋼卷分箱輔助模塊

東勝物流信息管理系統(tǒng)新增鋼卷快速分箱功能，系統(tǒng)可以導(dǎo)入鋼卷數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，挑選同類的鋼卷自動進(jìn)行分箱處理，且盡可能的接近最優(yōu)分配，占用最少的箱子，分箱完畢后直接系統(tǒng)導(dǎo)出分箱明細(xì)，方便快速裝箱，節(jié)省人工計(jì)算時間，提高工作效率。

一鍵引入港口數(shù)據(jù)功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接引入進(jìn)口貨物的裝箱明細(xì)，用戶無需打開青島港物流信息網(wǎng)查詢，可以更高效的為用戶提供準(zhǔn)確的貨物裝箱信息，減少工作量，降低出錯率。

一鍵在線投保功能

跨境運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)，相信每個貨運(yùn)老板都會遇到這個問題，那么如何有效控制這個風(fēng)險(xiǎn)呢？東勝軟件“投?！惫δ芙o您答案。 如果您合作的貨代企業(yè)正在使用東勝軟件，如果您已使用東勝軟件但還未使用過這個功能，何不來“嘗嘗鮮”呢？只需您動動手指，即可直接投保。

上海港信息查詢功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接查詢上海港信息，用戶無需打開上海港物流信息網(wǎng)，就可以在系統(tǒng)中查詢上海集團(tuán)集裝箱信息，以及這票貨的通關(guān)放行狀態(tài)?？梢愿咝У臑橛脩籼峁?zhǔn)確的貨物狀態(tài)信息，以及場站的裝箱狀態(tài)和出場時間。

BC導(dǎo)入功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接導(dǎo)入船公司的 Booking Confirmation，一鍵導(dǎo)入主提單號、船名航次、裝貨港、卸貨港、提箱校驗(yàn)碼、場站聯(lián)系人等信息。此功能可以幫助操作減少錄入誤差、提高工作效率。

客戶自動月結(jié)對賬功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接在系統(tǒng)中給月結(jié)客戶批量發(fā)送對賬單，客戶核對沒有問題后，直接在對賬界面申請開票?？梢詼p少用戶的工作量，減少出錯率，提高工作效率。

供應(yīng)商對賬單一鍵導(dǎo)入自動對賬功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)供應(yīng)商自動對賬功能可以實(shí)現(xiàn)和供應(yīng)商賬單的自動比對。適用于船公司、訂艙代理、車隊(duì)、報(bào)關(guān)行、場站等所發(fā)送的月結(jié)賬單的自動比對。比對的算法是按照提單號對應(yīng)，比對總金額，如果總金額正確，系統(tǒng)打?qū)达@示自動對賬成功。同時對金額不匹配、單方有數(shù)據(jù)、已對賬、已結(jié)算等異常數(shù)據(jù)進(jìn)行提醒?？梢源蠓鶞p少財(cái)務(wù)人員對賬時間，提高工作效率，減少對賬誤差。

標(biāo)準(zhǔn)托書和提單確認(rèn)導(dǎo)入功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)托書格式和標(biāo)準(zhǔn)提單確認(rèn)格式，用戶只需要把固定的Exl托書格式和提單確認(rèn)格式發(fā)給客戶。等客戶回傳過來直接導(dǎo)入系統(tǒng)，可以減少操作的工作量，減少出錯率，提高工作效率。

單船單票查詢功能

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以直接查詢青島港單票和單船信息，用戶無需打開青島港物流信息網(wǎng)，可以更高效的為用戶提供準(zhǔn)確的貨物狀態(tài)信息，以及船舶信息。

一鍵引入場站數(shù)據(jù)

東勝物流信息管理系統(tǒng)可以和青島口岸27家場站對接，在系統(tǒng)中可以查詢提箱、還箱數(shù)據(jù)，并可將裝箱明細(xì)、船名航次等信息引入東勝物流信息管理系統(tǒng)中，減少工作量，降低出錯率。